Elektronizacja zamówień publicznych
Rozwój technologii informatycznej przyczynił się do zmiany systemu zamówień publicznych. Nareszcie zostanie uchwalona nowelizacja, która wprowadzi obowiązek komunikacji elektronicznej pomiędzy zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami.
Obowiązkowa komunikacja elektroniczna jest tylko jedną z wielu instytucji zmierzających do elektronizacji zamówień publicznych. Innymi elementami elektronizacji zamówień publicznych są funkcjonujący już dynamiczny system zakupów czy aukcja elektroniczna, a także nowa instytucja – katalog elektroniczny.
Celem zmian jest ułatwienie procesu udzielania zamówień oraz poprawa efektywności prowadzonych postępowań.
Komunikacja elektroniczna
Zgodnie z definicją legalną „środkami komunikacji elektronicznej” są poczta elektroniczna i faks. Projekt nowelizacji przewiduje między innymi obowiązek publikowania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego i udostępnienia dokumentacji postępowania za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W formie elektronicznej mają być też składane wnioski lub oferty, przy czym pod rygorem nieważności muszą być one podpisane elektronicznym podpisem bezpiecznym1. Komunikacja elektroniczna ma być prowadzona za pośrednictwem platformy „profilu nabywcy”2, która pozwoli na sporządzanie dokumentów elektronicznych, udostępnienie, przekazanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych. W ten sposób dokumenty papierowe mają zostać wyeliminowane na rzecz plików elektronicznych.
Obowiązek stosowania innowacyjnych metod komunikacji nie jest bezwzględny i ustawa przewiduje katalog wyjątków. Rezygnacja z tej formy komunikacji jest uzasadniona przede wszystkim ze względów technicznych, kiedy użycie środków komunikacji elektronicznej wiąże się z korzystaniem ze specjalistycznych urządzeń, aplikacji/programów lub formatów, albo technicznie nie ma możliwości przesłania dokumentu w formie elektronicznej. Ponadto zamawiający może zdecydować się na tradycyjne metody komunikacji w przypadku przekazywania informacji wrażliwych, gdy środki komunikacji elektronicznej nie zapewniają dostatecznej ochrony.
Realizacja założeń ustawowych
Projekt ustawy wskazuje, że w zakresie powyższych zmian nowe przepisy zaczną obowiązywać centralnych zamawiających od 18 kwietnia 2017 r., natomiast pozostałych zamawiających od 18 października 2018 r. Mimo uchwalenia nowelizacji wykonawcy będą musieli zatem jeszcze długo czekać na faktyczny kontakt elektroniczny z zamawiającym.
Długi okres przejściowy ma przede wszystkim umożliwić zamawiającym przygotowanie się pod względem technicznym, ponieważ wprowadzenie obowiązku komunikacji elektronicznej wymaga dodatkowych czynności zarówno od zamawiającego, jak i wykonawcy.
Elektronizacja systemu zamówień publicznych osiągnie zakładany cel, tj. przyspieszy i ułatwi procedury udzielenia zamówienia publicznego, tylko jeśli zostanie przygotowane odpowiednie zaplecze techniczne. Warto podkreślić, że to na zamawiającym ciąży obowiązek zapewnienia platformy umożliwiającej komunikację z wykonawcami w sposób niedyskryminujący, która nie będzie ograniczać dostępu wykonawców do postępowania. Dyrektywa unijna w tym zakresie kładzie nacisk na unifikację urządzeń i żądanych formatów w skali całego rynku.
Komunikacja elektroniczna nie powinna też prowadzić do naruszenia innych zasad postępowania przetargowego. Stosowany przez zamawiających środek przede wszystkim powinien zapewniać nieujawnienie treści wniosków i ofert do ustalonego czasu otwarcia ofert, a także gwarantować, że pewne informacje będą dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych. Jednocześnie zamawiający musi zagwarantować bezpieczeństwo danych i ograniczyć osobom nieuprawnionym dostęp do platformy.
Strona techniczna to nie wszystko, by faktycznie wzrosła efektywność systemu zamówień publicznych. Konieczna jest także akceptacja nowych rozwiązań. Okres przejściowy pozwoli zamawiającym i wykonawcom przyzwyczaić się do nowego systemu. Większość zamawiających jest konserwatywna w swoich działaniach i woli stosować od dawna sprawdzone praktyki. Wprowadzenie całkowicie nowych rozwiązań, takich jak komunikacja elektroniczna, zmusza do zmian i będzie wymagać od zamawiających opracowania nowej metodyki działań. Również wykonawcy będą musieli nabrać zaufania do wirtualnych środków. Zwłaszcza że e-komunikacja to nie koniec, tylko element pewnej tendencji. Ministerstwo Rozwoju pracuje nad dalszą elektronizacją, mianowicie w sprawie e-faktur. Ustawa w tym przedmiocie ma wejść w życie już w styczniu 2018 r.
Serom Kim, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy
1 Bezpieczny podpis elektroniczny nie jest powszechnym narzędziem, jednak wymóg jego stosowania nie ogranicza dostępu do zamówień publicznych, ponieważ każdy może uzyskać e-podpis bezpłatnie.
2 Profil nabywcy miał stanowić element platformy e-Zamówienia, na której oprócz profilu nabywcy miały się znaleźć Biuletyn Zamówień Publicznych oraz aukcja elektroniczna. Ze względu na brak środków na sfinansowanie tej inwestycji elektronizacja zamówień będzie na poziomie minimalnym spełniającym wymogi unijne.
