Najwyższy czas na urlop
30 września upływa termin udzielenia pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Pracodawcy, którzy nie uzgodnili z pracownikami terminu urlopu należnego za 2013 rok, przesunęli termin takiego urlopu lub odwołali pracowników z urlopu, muszą się spieszyć.
Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Może się jednak zdarzyć, że udzielenie pracownikowi urlopu w tym terminie nie było możliwe. W takim przypadku pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, może wynikać z okoliczności leżących zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Do tych pierwszych należą przede wszystkim umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu lub niemożność rozpoczęcia przez pracownika urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (np. choroba, urlop macierzyński). Niewykorzystanie udzielonego pracownikowi urlopu w danym roku kalendarzowym może być również skutkiem nieuzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem terminu takiego urlopu, przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę lub odwołania pracownika z urlopu.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Szczególne potrzeby pracodawcy mogą wynikać przede wszystkim z okoliczności o charakterze organizacyjnym (np. choroba innego pracownika zatrudnionego na tym samym stanowisku), ekonomicznym (np. otrzymanie nowego zamówienia) lub technicznym (np. awaria maszyny połączona z brakiem możliwości jej naprawienia przez inne osoby lub gdy naprawa przez inne osoby powodowałyby istotne koszty po stronie pracodawcy). Jeżeli pracownik rozpoczął już urlop, pracodawca będzie mógł go odwołać z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Formułując przesłanki, które pozwalają pracodawcy na przesunięcie terminu urlopu lub odwołanie pracownika z urlopu, ustawodawca posłużył się pojęciami nieostrymi i ocennymi, co może powodować wątpliwości w praktyce. Zasadniczo należy jednak przyjąć, że przesunięcie terminu urlopu lub odwołanie pracownika z urlopu należy do uprawnień organizacyjnych pracodawcy i tym samym stanowi polecenie pracodawcy, któremu pracownik ma obowiązek się podporządkować. Wyjątkowo, jeśli decyzja pracodawcy o przesunięciu lub odwołaniu pracownika z urlopu była niezgodna z prawem, pracownik mógłby odmówić wykonania takiego polecenia, co jednak z uwagi na trudności dowodowe może być trudne do wykazania w praktyce.
Zasadniczo niepodporządkowanie się poleceniu pracodawcy może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przede wszystkim odmowa lub niewykonanie polecenia pracodawcy może stanowić podstawę odpowiedzialności porządkowej pracownika, a nawet, w zależności od okoliczności, przyczynę rozwiązania jego umowy o pracę. W szczególności niestawienie się w pracy pracownika, którego urlop został przesunięty, stanowi nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, a dodatkowo może skutkować utratą zaufania pracodawcy. Na podobny zarzut naraża się pracownik, który mimo odwołania z urlopu nie stawia się do pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Nieobecność odwołanego z urlopu pracownika należałoby jednak uznać za usprawiedliwioną, jeżeli pracownik nie mógł stawić się na czas w pracy z przyczyn od niego niezależnych (np. brak wolnych miejsc w samolocie, choroba pracownika).
Pracodawca, który przesunął termin urlopu pracownika, musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu poniesionych przez niego kosztów (np. utracona zaliczka, koszty zmiany terminu wypoczynku), choć nie wynika to wprost z przepisów. Należy bowiem przyjąć, że potrzeba zmiany terminu urlopu mieści się w granicach ryzyka gospodarczego pracodawcy, pracownik zaś nie może ponosić negatywnych konsekwencji decyzji pracodawcy.
Powyższe wątpliwości nie powstaną w przypadku odwołania pracownika z urlopu – w takiej sytuacji przepisy wprost nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem go z urlopu, przy czym koszty te powinny mieć bezpośredni związek z decyzją pracodawcy. Innymi słowy chodzi o koszty, których pracownik nie musiałby ponosić, gdyby pracodawca nie odwołał go z urlopu. W przypadku odwołania pracownika z urlopu kosztami podlegającymi zwrotowi będą przede wszystkim koszty pobytu lub wycieczki w części, w której pracownik nie mógł z niej skorzystać, dodatkowa opłata związana ze zmianą terminu lotu lub koszty biletu, jeśli pracownik nie mógł dokonać zmiany terminu lotu. Nie będą jednak podlegały zwrotowi koszty podróży (np. koszty paliwa), które pracownik i tak musiałby ponieść, gdyby zakończył urlop w pierwotnie ustalonym terminie. Zarówno w przypadku przesunięcia terminu urlopu, jak i odwołania z urlopu obowiązek udokumentowania kosztów spoczywa na pracowniku.
Pracodawca, który przesunął termin urlopu lub odwołał pracownika z urlopu, powinien udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego nie później do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przekroczenie tego terminu może, w zależności od okoliczności, narazić pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową. Przyjmuje się jednak, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed 30 września, choćby nawet ostatni dzień zaległego urlopu miał przypadać po tym terminie.
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, inaczej niż w przypadku urlopu należnego za dany rok kalendarzowy, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy nawet bez jego zgody. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do 30 września następnego roku kalendarzowego nie uprawnia jednak pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy. Pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na rozpoczęcie takiego urlopu. Rozpoczęcie przez pracownika urlopu bez uzyskania zgody pracodawcy będzie traktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.
Pracownik, któremu pracodawca nie udzielił zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego, może sądownie dochodzić udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku trzyletni termin przedawnienia roszczeń pracowniczych liczy się od końca września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu.
Agnieszka Godusławska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
