Odpowiedzialność członków zarządu za zwrot środków publicznych – jak się zabezpieczyć? | Co do zasady

Członkowie zarządu spółki ponoszą solidarną odpowiedzialność za jej zobowiązania, w tym także za zobowiązania publicznoprawne, takie jak zwrot środków publicznych przyznanych na dofinansowanie projektów. Odpowiedzialność ta może dotyczyć zarówno członków aktywnych, jak i byłych, którzy pełnili funkcję w okresie, kiedy powstały zobowiązania. Warto pamiętać, kiedy członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za zobowiązania spółki wynikające ze zwrotu dofinansowania, a także jakie działania mogą podjąć, aby tej odpowiedzialności uniknąć.

Odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki, w tym za zwrot środków publicznych przyznanych na dofinansowanie projektów, jest szczególnie istotnym zagadnieniem, które dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i instytucji zajmujących się pomocą publiczną. Temat ten staje się szczególnie aktualny w kontekście wzrastającej liczby projektów finansowanych ze środków unijnych, gdzie rygorystyczne przepisy dotyczące pomocy publicznej wymagają ich starannego przestrzegania.

Odpowiedzialność członków zarządu staje się kluczowa, gdy w realizowanym projekcie stwierdzono nieprawidłowości, które prowadzą do obowiązku zwrotu środków publicznych, a spółka nie dysponuje aktywami pozwalającymi na ich zwrot.

Zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu odpowiadają solidarnie z podatnikiem za zaległości podatkowe, w tym za zobowiązania związane z pomocą publiczną, jeśli egzekucja z majątku spółki jest bezskuteczna. Odpowiedzialność ta dotyczy zarówno aktywnych członków zarządu, jak i byłych, którzy pełnili tę funkcję w czasie, kiedy powstały zobowiązania. Ponadto Kodeks spółek handlowych przewiduje odpowiedzialność członków zarządu za niewykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, takich jak zgłoszenie wniosku o upadłość w przypadku zagrożenia niewypłacalnością spółki.

Członkowie zarządu mogą uniknąć odpowiedzialności za zaległości spółki, jeśli zostaną spełnione określone warunki. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki, jeżeli zgłosi w odpowiednim czasie wniosek o ogłoszenie upadłości lub podejmie działania zapobiegające upadłości (np. postępowanie układowe). Ważne jest, by zgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło w odpowiednim czasie, czyli w momencie, gdy istnieje ryzyko niewypłacalności spółki. Spóźnione zgłoszenie wniosku o upadłość może nie stanowić skutecznej obrony przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Aby zatem uniknąć odpowiedzialności, zarząd musi nie tylko wykazać, że wniosek został zgłoszony, ale także że miało to miejsce w odpowiednim momencie.

Pomóc w uniknięciu odpowiedzialności może także wykazanie, że spółka posiadała mienie, z którego egzekucja mogła zaspokoić zaległości. Dobrą praktyką jest również właściwe udokumentowanie wszelkich działań zarządu, aby móc wykazać, że podjęto odpowiednie kroki w celu uniknięcia odpowiedzialności.

Problematyką solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania z tytułu zwrotu dofinansowania ze środków unijnych zajął się Naczelny Sąd Administracyjny w serii wyroków z 11 grudnia 2024 r.: I GSK 768/21, I GSK 769/21, I GSK 1546/21, I GSK 1579/21 (łącznie: „wyroki NSA”). Wyroki te oddaliły skargi kasacyjne od wyroków Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, odpowiednio V SA/Wa 1204/20, V SA/Wa 1203/20, V SA/Wa 1206/20, V SA/Wa 1238/20 (łącznie: „wyroki WSA”).

Przywołane wyroki pokazują kierunek interpretacyjny sądów w zakresie odpowiedzialności członków zarządu (obecnych i byłych) za zobowiązania spółki związane z pomocą publiczną, w tym obowiązek zwrotu środków. W szczególności wyroki te potwierdzają, że członkowie zarządu, którzy pełnili swoją funkcję w okresie powstania zobowiązań, mogą być pociągnięci do odpowiedzialności, nawet jeśli już nie pełnią tej roli.

Stan faktyczny, który rozpatrywały sądy administracyjne w przedmiotowej sprawie, dotyczył wydania przez organ administracyjny decyzji stwierdzającej solidarną odpowiedzialność byłego członka zarządu spółki (beneficjenta środków publicznych) za niepodatkowe należności budżetowe określone decyzją ostateczną z tytułu zwrotu środków publicznych z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej w związku ze stwierdzoną nieprawidłowością w projekcie. Nieprawidłowość polegała na zawarciu przez beneficjenta umowy konsolidacyjnej dotyczącej przeniesienia praw i obowiązków beneficjenta na inny podmiot bez uprzedniej zgody instytucji (do której uzyskania zobowiązywały postanowienia umowy o dofinansowanie).

Wyroki WSA odnosiły się do zagadnienia odpowiedzialności byłych członków zarządu, która w praktyce może być szczególnie trudna do wykazania przez organy administracyjne. Sąd w tych wyrokach podkreśla, że odpowiedzialność za zobowiązania spółki może obejmować nie tylko aktualnych członków zarządu, ale także osoby, które pełniły tę funkcję w przeszłości i były formalnie członkami zarządu w momencie powstania zaległości.

Wykazanie pełnienia funkcji członka zarządu

W wyrokach WSA podkreślono, że organy administracyjne mają obowiązek dokładnie ustalić, czy dana osoba faktycznie pełniła funkcję członka zarządu w czasie, kiedy powstały zaległości. WSA wskazał na konieczność udokumentowania pełnienia tej funkcji w konkretnym okresie – co w przypadku byłych członków zarządu może być problematyczne, zwłaszcza gdy dokumentacja dotycząca okresu pełnienia tej funkcji jest niepełna lub sporna.

W świetle art. 116a Ordynacji podatkowej za zaległości podatkowe innych osób prawnych niż wymienione w art. 116 odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie organów zarządzających tymi osobami. Przepis art. 116 stosuje się odpowiednio. Zgodnie z treścią art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej za zaległości podatkowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej w organizacji odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie jej zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a członek zarządu:

1. nie wykazał, że:
   1. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie zapobiegające ogłoszeniu upadłości (postępowanie układowe) albo
   2. niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania zapobiegającego ogłoszeniu upadłości (postępowania układowego) nastąpiło bez jego winy;
2. nie wskazuje mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Treść art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej stanowi, że odpowiedzialność członków zarządu obejmuje:

• zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu,
• zaległości wymienione w art. 52 Ordynacji podatkowej powstałe w czasie pełnienia obowiązków członka zarządu.

O odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej na podstawie art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej przesądza ustalenie, czy osoba ta pełniła formalnie i faktycznie obowiązki członka zarządu – przy czym przez „pełnienie” obowiązków członka zarządu należy rozumieć zajmowanie stanowiska od momentu (prawidłowego) powołania do dnia odwołania.

Wydanie decyzji o odpowiedzialności członka zarządu wymaga wykazania zarówno przesłanek pozytywnych tej odpowiedzialności, jak i wykazania, że w sprawie nie wystąpiły przesłanki wyłączające tę odpowiedzialność (tzw. przesłanki egzoneracyjne).

Przesłankami pozytywnymi są:

• pełnienie funkcji członka zarządu w czasie, gdy powstała zaległość podatkowa osoby prawnej,
• bezskuteczność egzekucji z majątku osoby prawnej.

Do przesłanek uwalniających od odpowiedzialności należą natomiast:

• zgłoszenie we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości lub wszczęcie postępowania układowego bądź brak winy w niezgłoszeniu tych wniosków,
• wskazanie mienia osoby prawnej umożliwiającego zaspokojenie znacznej części zaległości podatkowych.

W omawianej sprawie, choć osoba rezygnująca z funkcji członka zarządu dowodziła dostarczenia odpowiedniego pisma o rezygnacji, organy administracyjne nie uwzględniły tego jako wystarczających dowodów. Kluczowym elementem było tu niedostateczne wykazanie, że osoba ta faktycznie zrezygnowała przed powstaniem zaległości spółki.

Znaczenie formalności przy rezygnacji z funkcji członka zarządu

WSA w przywołanych wyrokach podkreśla znaczenie formalnego i prawidłowego dokumentowania rezygnacji z funkcji członka zarządu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa rezygnacja z pełnienia funkcji członka zarządu jest jednostronną czynnością prawną, która nie wymaga zgody spółki, ale musi być odpowiednio złożona i udokumentowana. Jeśli rezygnacja nie została udokumentowana odpowiednio (np. brak stosownych pism, brak potwierdzenia ich otrzymania przez spółkę), może to prowadzić do wątpliwości w zakresie odpowiedzialności byłych członków zarządu.

W stanie faktycznym sprawy rozpatrywanej przez WSA organ administracyjny, uzasadniając swoje stanowisko, odwołał się do informacji odpowiadającej odpisowi pełnemu z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”). Sąd podkreślił przy tym jednak, że domniemanie prawne (art. 17 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), że dane wpisane do KRS są prawdziwe, jest wzruszalne.

Wskazana norma prawna statuuje domniemanie prawdziwości danych wpisanych do rejestru, jednakże nie stanowi generalnej zasady bezwzględnego uznawania, że osoby formalnie figurujące w tym rejestrze jako członkowie zarządu spółki prawa handlowego, wobec których zaniechano przeprowadzenia przewidzianych prawem procedur wykreślenia z rejestru, zgodnie z prawem reprezentują spółkę w ramach jej zarządu.

W konsekwencji wpis oraz wykreślenie członka zarządu z rejestru przedsiębiorców ma charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny, i potwierdza jedynie ujawniony stan faktyczny.

Jak podkreślił WSA, można zatem wykazywać, że choć w rejestrze nie ujawniono wygaśnięcia mandatu członka zarządu wskutek złożenia przez niego rezygnacji, osoba ta przestała pełnić funkcję członka zarządu spółki handlowej z datą wcześniejszą niż zostało to ujawnione w KRS. Skuteczność oświadczenia woli o rezygnacji z członkostwa w zarządzie oraz odwołania z funkcji nie jest bowiem zależna od dokonania wpisu w KRS.

Wynika to z faktu, że oświadczenie woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu, które wymaga zakomunikowania go spółce, to czynność, do której ma zastosowanie art. 61 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

W rezultacie rezygnacja członka zarządu staje się skuteczna z momentem dojścia oświadczenia członka zarządu do spółki. Zgodnie z art. 205 § 2 k.s.h. oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Odwołując się do uchwały składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 31 marca 2016 r. (III CZP 89/15), WSA uznał, że oświadczenie o rezygnacji przekazane na piśmie lub przesłane drogą elektroniczną powinno być uznane za złożone spółce i tym samym dokonane po jego dojściu na adres spółki lub adres siedziby zarządu albo adres do doręczeń w chwili, gdy przynajmniej jeden członek zarządu lub prokurent uzyska możliwość zapoznania się z jego treścią w zwykłym toku czynności (tj. uwzględniając przede wszystkim czas pracy).

Rezygnacja członka zarządu powinna być udokumentowana formalnie, ponieważ brak odpowiedniej dokumentacji (np. potwierdzenia przez spółkę przyjęcia rezygnacji) może prowadzić do wątpliwości co do momentu wygaśnięcia mandatu. W konsekwencji członek zarządu, który formalnie nie złożył rezygnacji, może być wciąż uznawany za odpowiedzialnego za zobowiązania spółki, które powstały po zakończeniu jego kadencji. Jak podkreślił NSA,

chcąc należycie zabezpieczyć swoje interesy, osoba składająca rezygnację z funkcji członka zarządu, między innymi spółki prawa handlowego, we własnym interesie winna dochować należytej staranności w tym zakresie i zapewnić sobie możliwość wiarygodnego wykazania samego faktu złożenia rezygnacji z funkcji członka zarządu.

Udokumentowanie rezygnacji (obowiązek dowodowy organów administracyjnych)

W rozpatrywanej sprawie na uwagę zasługuje skutek, jaki wywołała odmowa przeprowadzenia przez organy administracyjne dowodu z zeznań. Członek zarządu złożył spółce oświadczenie o rezygnacji za pośrednictwem poczty, przy czym wpis w książce nadawczej podmiotu, w której był wówczas zatrudniony, nie pozwalał ustalić, czy we wskazanych datach zostało wysłane na adres spółki pisemne oświadczenie o rezygnacji. We wpisach nie odnotowano informacji o zawartości zarejestrowanych przesyłek. Organ jednak odmówił przeprowadzenia dowodu z zeznań wskazanych na tę okoliczność świadków.

WSA zwrócił uwagę, że organy administracyjne nie dopełniły obowiązku zgromadzenia pełnej dokumentacji w sprawie. Jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do pełnienia funkcji w danym okresie, organ administracyjny powinien przeprowadzić pełne postępowanie dowodowe i dokładnie zweryfikować wszystkie okoliczności. W tym przypadku, z uwagi na brak odpowiedniego materiału dowodowego, organ administracyjny powinien był przeprowadzić dodatkowe postępowanie dowodowe, np. w celu potwierdzenia daty skutecznej rezygnacji.

Ustalenie kręgu osób odpowiedzialnych

Ustalenie kręgu osób ponoszących odpowiedzialność za zobowiązania spółki ma istotne znaczenie. WSA wskazuje, że choć dopuszczalne jest prowadzenie kilku odrębnych postępowań dotyczących osób ponoszących odpowiedzialność za niepodatkowe zaległości budżetowe z tytułu zwrotu środków europejskich, to nie może zostać pominięte ustalenie dotyczące kręgu osób ponoszących taką odpowiedzialność. Zawsze należy sprawdzić, czy wskazany członek zarządu będzie jedyną osobą zobowiązaną do pokrycia stwierdzonych zobowiązań. Podobnie wypowiedział się NSA, który przy tym zwrócił uwagę, że organ w ogóle nie odniósł się do kwestii wyjaśnienia, dlaczego prowadził postępowanie wyłącznie wobec skarżącego, z pominięciem innych osób, w stosunku do których odpowiedzialność tego rodzaju również mogłaby być egzekwowana.

Ordynacja podatkowa nakłada na organy administracyjne wymogi w przedmiocie ustalania solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania spółek kapitałowych wobec wszystkich osób mogących ponosić taką odpowiedzialność. Kwestia ta ma charakter techniczny. Jak podkreślił NSA w wyroku z 9 marca 2009 r. (I FPS 4/08), chociaż pożądane byłoby prowadzenie jednego postępowania przeciwko wszystkim zobowiązanym osobom, do czego podstawy dostarcza art. 166 § 1 Ordynacji podatkowej, to w świetle regulacji procesowych nie może być poczytywane za błąd prowadzenie odrębnych postępowań, pod warunkiem że postępowania te obejmą wskazany wyżej krąg osób (tj. wszystkich zobowiązanych).

Podsumowanie

Dla byłych członków zarządu przywołane wyroki NSA stanowią ważną wskazówkę, że odpowiedzialność za zobowiązania spółki nie jest uzależniona wyłącznie od wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym. Mimo że formalnie nie pełnią już funkcji członka zarządu, jeśli nie dopełnili odpowiednich formalności związanych z rezygnacją i odpowiednim zgłoszeniem tego faktu, mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za zaległości powstałe w czasie ich kadencji. Kluczowe jest zatem odpowiednie dokumentowanie swojej rezygnacji oraz staranność w dopełnianiu formalności związanych z zakończeniem pełnienia funkcji w zarządzie.

Organy administracyjne natomiast mają obowiązek zapewnić pełną i rzetelną dokumentację, by postępowania w takich sprawach były prowadzone zgodnie z prawem. 

Anna Kulińska, praktyka pomocy publicznej kancelarii Wardyński i Wspólnicy