Postępowania transgraniczne wkraczają w erę cyfrową | Co do zasady

Współpraca sądowa między państwami członkowskimi w sprawach cywilnych, gospodarczych i karnych z elementem transgranicznym jest bardzo ważna z perspektywy integracji rynków europejskich i tworzenia przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości w ramach Unii Europejskiej. Aby usprawnić dostęp do sprawiedliwości, państwa członkowskie wdrażały własne rozwiązania informatyczne – co stworzyło potrzebę ich ujednolicenia na poziomie unijnym. Temu właśnie ma służyć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2844 z 13 grudnia 2023 r. w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym oraz współpracy wymiarów sprawiedliwości i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych o charakterze transgranicznym oraz zmieniające niektóre akty w tych dziedzinach.

Rozporządzenie 2023/2844 obejmuje cyfryzację postępowań sądowych w trzech głównych obszarach:

• komunikacja między organami państw członkowskich w sprawach dotyczących wzajemnej współpracy za pomocą przygotowanego na ten cel systemu informatycznego,
• przesłuchiwanie świadków przebywających w innych państwach w trybie wideokonferencji – w sprawach cywilnych i gospodarczych w zasadzie bez ograniczeń, w sprawach karnych za zgodą państwa, w którym świadek przebywa (dotyczy to wyłącznie świadków, jak dotąd nie zdecydowano o objęciu tym zakresem stron),
• dalsze zmiany mające powszechnie umożliwić stronom stosowanie w sprawach sądowych podpisów elektronicznych i elektroniczne uiszczanie opłat.

Współpraca transgraniczna między organami wymiaru sprawiedliwości

Unia Europejska stworzyła ramy dla funkcjonowania szeregu procedur współpracy sądowej w sprawach o charakterze transgranicznym. W praktyce nierzadko jednak okazują się one nieskuteczne. Główne problemy to konieczność wymiany pism w formie papierowej przez organy państw członkowskich, potrzeba tłumaczenia dokumentów na inne języki urzędowe Unii Europejskiej, a także brak odpowiedniej komunikacji między organami na poziomie operacyjnym. Trudności te powodują wysoką czasochłonność i niską efektywność współpracy.

Transformacja cyfrowa ma poprawić wydajność, jakość i przejrzystość systemów wymiaru sprawiedliwości, zwiększyć skuteczność postępowań sądowych, a w konsekwencji ułatwić dostęp do wymiaru sprawiedliwości w Unii Europejskiej.

Krok ku cyfryzacji współpracy sądowej

Mając na względzie tak określone cele, przygotowano rozporządzenie 2023/2844, które ma:

• zmniejszyć luki w cyfryzacji systemów państw członkowskich,
• uregulować sposób komunikacji między właściwymi organami państw członkowskich oraz między organami państw członkowskich a organami Unii Europejskiej,
• zapewnić obywatelom Unii Europejskiej rzeczywisty dostęp do wymiaru sprawiedliwości,
• zwiększyć wydajność współpracy transgranicznej,
• ujednolicić procedury współpracy transgranicznej.

Rozporządzenie 2023/2844 dotyczy spraw cywilnych, gospodarczych i karnych – co jest nowatorskim podejściem. Dotychczas większość aktów prawa Unii Europejskiej w zakresie transgranicznej współpracy sądowej dotyczyło tylko jednego typu spraw. Tym razem ustawodawca europejski zdecydował się uregulować trzy rodzaje spraw w jednym akcie.

Nowy model komunikacji między organami

Najważniejszym elementem nowej regulacji jest ustanowienie jasnego, jednolitego i scyfryzowanego modelu komunikacji zarówno między organami państw członkowskich, jak i między organami państw członkowskich a organami lub agencjami Unii Europejskiej. Komunikacja ta w całości ma odbywać się za pomocą zdecentralizowanego systemu informatycznego. System będzie mógł być ponadto używany na potrzeby wewnętrzne państw członkowskich, tj. w komunikacji między ich własnymi organami.

Z technicznego punktu widzenia system ten ma być w istocie siecią systemów informatycznych i interoperacyjnych punktów dostępu, łączącą organy sądowe państw członkowskich z właściwymi organami i agencjami Unii Europejskiej. Interesariusze mają mieć dostęp do tej sieci za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu.

Z pominięciem systemu informatycznego organy będą mogły komunikować się tylko wyjątkowo – wyłącznie jeśli uniemożliwiają to zakłócenia działania systemu, fizyczny lub techniczny charakter przekazywanych danych, działania siły wyższej lub gdy korzystanie z systemu zostanie uznane za nieodpowiednie w danej sytuacji. W tych przypadkach wymiana informacji będzie odbywać się na podstawie właściwych formularzy załączonych do rozporządzenia 2023/2844.

Nowy model komunikacji między organami dotyczy komunikacji przewidzianej w ramach współpracy sądowej regulowanej przez akty prawne wymienione w załącznikach I (sprawy cywilne i gospodarcze) i II (sprawy karne) do rozporządzenia 2023/2844[1].

Europejski elektroniczny punkt dostępu

Rozporządzenie 2023/2844 ustanawia również europejski elektroniczny punkt dostępu usprawniający komunikację z odpowiednimi organami w sprawach cywilnych i gospodarczych, tj. z wyłączeniem spraw karnych. Za pomocą portalu e-Sprawiedliwość osoby fizyczne lub prawne będą mogły komunikować się elektronicznie z właściwymi organami we wskazanych w rozporządzeniu 2023/2844 sprawach, takich jak:

• sprawy związane z europejskim tytułem egzekucyjnym dla roszczeń bezspornych,
• sprawy o wydanie europejskiego nakazu zapłaty,
• europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń,
• sprawy o uznanie, stwierdzenie wykonalności lub odmowy uznania zgodnie z przyjętymi w Unii Europejskiej przepisami, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Bruksela I bis,
• postępowania dotyczące wydawania, sprostowania i uchylania wybranych zaświadczeń.

W europejskim elektronicznym punkcie dostępu osoby fizyczne i prawne znajdą informacje na temat prawa do pomocy prawnej z urzędu, w tym w postępowaniach transgranicznych. Przez europejski elektroniczny punkt dostępu będzie można wnosić roszczenia, występować z wnioskami, wysyłać i otrzymywać informacje istotnych z proceduralnego punktu widzenia oraz komunikować się z właściwymi organami, a także doręczać dokumenty sądowe i pozasądowe. Co istotne, ma on umożliwiać skuteczne dokonywanie tych czynności bez względu na przepisy, nieraz sprzeczne, państw członkowskich w zakresie języka, formy czy reprezentacji.

Elektroniczna komunikacja będzie jednak ograniczona warunkiem, że zainteresowany wyrazi zgodę na korzystanie z europejskiego elektronicznego punktu dostępu. Obecnie każda zgoda będzie dotyczyć wyłącznie konkretnej procedury lub postępowania, w ramach których jest udzielana. Zgody do celów komunikacji oraz doręczania dokumentów będzie trzeba udzielić oddzielnie.

Przesłuchanie strony w trybie wideokonferencji

Stale wzrastająca liczba spraw o charakterze transgranicznym sprawia, że wideokonferencja – jako sposób przesłuchania strony – staje się coraz atrakcyjniejszym rozwiązaniem. Jest szybsza, łatwiejsza i dużo mniej kosztowna.

Z prowadzeniem wideokonferencji w sprawach transgranicznych wiąże się jednak sporo wyzwań. Po pierwsze, wyzwań o charakterze technicznym i infrastrukturalnym. Po drugie, w wielu państwach członkowskich nie ma odpowiednich regulacji prawnych w tym zakresie. Po trzecie, wyzwaniem jest pogodzenie efektywności postępowań transgranicznych z zasadą suwerenności państwa oraz terytorialności prawa karnego, zgodnie z którymi państwo sprawuje wyłączną władzę nad osobami znajdującymi się na jego terytorium.

Rozporządzenie 2023/2844 częściowo – w sprawach cywilnych i gospodarczych – stanowi odpowiedź na te wyzwania. Na jego podstawie, na wniosek jednej ze stron (a gdy prawo krajowe przyznaje taką kompetencję, także z własnej inicjatywy organu prowadzącego postępowanie, w którym jedna ze stron znajduje się w innym państwie członkowskim), zarządzać się będzie przesłuchanie stron za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. Decydując o przesłuchaniu zdalnym, organ będzie brał pod uwagę dostępność technologii, opinię stron w przedmiocie przesłuchania zdalnego oraz celowość wykorzystania takiej technologii. Rozwiązanie to ma charakter zasady, obejmującej wszystkie transgraniczne postępowania cywilne i gospodarcze w Unii Europejskiej.

Inaczej wygląda to w przypadku spraw karnych, gdzie istotną rolę pełnią kwestia imperium państwa w zakresie władczego przesłuchiwania stron i zasada terytorialności. Zawężają one zakres spraw, w których możliwe jest przesłuchanie zdalne, do spraw dotyczących:

• wydania europejskiego nakazu aresztowania,
• uznawania wyroków karnych,
• uznawania decyzji w sprawie środków nadzoru stanowiących alternatywę dla tymczasowego aresztowania,
• europejskiego nakazu ochrony,
• uznawania nakazów zabezpieczenia i nakazów konfiskaty.

Procedura przeprowadzenia takiego przesłuchania w sprawach karnych jest też dużo bardziej złożona. Państwo, w którym prowadzone jest postępowanie, będzie musiało zwrócić się z wnioskiem o przesłuchanie do właściwego organu innego państwa członkowskiego, odpowiedniego ze względu na miejsce pobytu osoby, której dotyczy nakaz. Wydaje się, że jest to kolejny aspekt ochrony suwerenności państw członkowskich. Mechanizm ten wychodzi też naprzeciw oczekiwaniom tych państw, które niekiedy w ramach własnych porządków prawnych przyjmowały tzw. blocking statutes (np. Francja), ograniczające konieczność podporządkowania się przez krajowe podmioty zagranicznym regulacjom. Przepisy te uniemożliwiają lub ograniczają możliwość przekazywania informacji, dokumentów lub dowodów do zagranicznych organów sądowych lub administracyjnych.

Rozporządzenie 2023/2844 zakłada, że organ, do którego zostanie skierowany wniosek o przesłuchanie, powinien wyrazić na to zgodę, jeżeli okoliczności sprawy uzasadniają wykorzystanie takiej technologii oraz – co kluczowe – osoba, której dotyczy nakaz przesłuchania, wyrazi na to zgodę. W tym kontekście warto zasygnalizować, że rozporządzenie 2023/2844 kładzie silny nacisk na prawo konsultacji w sprawie zgody na przesłuchanie zdalne z obrońcą osoby, której dotyczy wniosek, oraz poszanowanie wszelkich gwarancji procesowych. Z tych względów wydaje się, że możliwość przeprowadzenia zdalnego przesłuchania w sprawach karnych może być w praktyce dalece bardziej ograniczona.

Należy się spodziewać, że po 1 maja 2025 r. w sprawach cywilnych i gospodarczych, a w węższym zakresie w sprawach karnych, organy państw członkowskich Unii Europejskiej będą o wiele częściej i chętniej przesłuchiwać strony w formie wideokonferencji.

Inne narzędzia cyfryzacji

Do komunikacji elektronicznej stosowane będą zasady dotyczące usług zaufania ustanowione w rozporządzeniu 910/2014 (rozporządzenie eIDAS). Dokumenty przekazywane w ramach komunikacji elektronicznej między organami powinny być opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei dokumenty przekazywane organom przez europejski elektroniczny punkt dostępu wymagać będą identyfikacji elektronicznej zapewniającej wysoki poziom bezpieczeństwa (np. profil zaufany) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dokumenty przekazywane w ramach komunikacji elektronicznej będą miały moc prawną równą dokumentom składanym drogą tradycyjną w ramach procedur przewidzianych w prawie Unii Europejskiej.

Dopełnieniem ma być umożliwienie uiszczania opłat sądowych drogą elektroniczną. W przypadku postępowań transgranicznych możliwość taka powinna być również zapewniona za pośrednictwem europejskiego punktu dostępu.

Kiedy początek zmian?

Wdrażanie zmian ma być rozłożone w czasie. Rozporządzenie 2023/2844 wejdzie w życie 1 maja 2025 r., niemniej przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej będą stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 2 lat od dnia wejścia w życie odpowiednich aktów wykonawczych dotyczących ustanowienia zdecentralizowanego systemu informatycznego dla współpracy sądowej regulowanej przez akty prawne z załączników I i II rozporządzenia. Akty wykonawcze mają określać specyfikacje techniczne, cele w zakresie bezpieczeństwa czy dostępności oraz harmonogram wdrażania systemu teleinformatycznego.

Zgodnie z harmonogramem wskazanym w rozporządzeniu 2023/2844 przyjmowanie aktów wykonawczych rozłożono na 4 lata. Pierwsze mają zostać przyjęte do 17 stycznia 2026 r., ostatnie do 17 stycznia 2029 r.

Filip Olszówka, Paulina Witka, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy