Obowiązkowa wizja lokalna jako środek do uzyskania lepszych ofert | Co do zasady

Zamawiający może wymagać odbycia wizji lokalnej przez wykonawców, gdy jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. Niedopełnienie obowiązku udziału w wizji prowadzi do odrzucenia oferty. Wykonawcy, którzy nie zdążą uczestniczyć w wizji, przed złożeniem oferty powinni zwrócić się do zamawiającego o wyznaczenie nowego terminu wizji lokalnej.

Kiedy obowiązkowa wizja lokalna?

Jeśli specyfika przedmiotu zamówienia to uzasadnia, zamawiający może nałożyć na wykonawców obowiązek udziału w wizji lokalnej. Wizja lokalna polega na oględzinach miejsca, w którym będzie realizowane zamówienie. Wymaganie wizji lokalnej jest uzasadnione wówczas, gdy oględziny miejsca realizacji zamówienia dostarczą wykonawcom wiadomości niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty i skalkulowania jej ceny, których nie da się przekazać w treści dokumentów zamówienia.

Jednak obowiązek uczestnictwa w wizji lokalnej nie zwalnia zamawiającego z dokładnego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia. Narzucenie wykonawcom obowiązkowej wizji lokalnej nie może naprawiać błędów zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia i braków w przedstawieniu wszystkich istotnych uwarunkowań realizacji zamówienia.

O ile zatem pozytywnie należy ocenić udostępnienie wykonawcom wizji lokalnej, w której mogą oni, ale nie muszą uczestniczyć, o tyle obowiązkowej wizji nie można wprowadzać dowolnie. Zobowiązanie wykonawców do wizji lokalnej jest zawsze dodatkowym utrudnieniem i dodatkowym kosztem związanym z przygotowaniem oferty. Zaniechanie uczestnictwa w wizji uniemożliwia zaś złożenie ważnej oferty, wobec czego zamawiający powinien rozsądnie korzystać z możliwości, jakie daje art 131 ust. 2 p.z.p.

Po co wizja lokalna?

Wizja lokalna służy uzyskaniu lepszych ofert od wykonawców. Ustanawiając obowiązek uczestnictwa w wizji, należy zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, czy sposób przeprowadzenia wizji rzeczywiście się temu celowi przysłuży. Często wizja lokalna trwa krótko i nie obejmuje wszystkich miejsc, które są istotne dla wykonawcy. Wykonawcy nie uzyskują na przykład dostępu do wszystkich pomieszczeń technicznych albo nie mogą wprowadzić na teren wizji takiej liczby ekspertów, jaka jest uzasadniona z uwagi na ilość branż zaangażowanych w zamówienie.

To zamawiający jest gospodarzem postępowania i ma prawo zorganizować wizję lokalną w sposób najlepiej odpowiadający swoim możliwościom organizacyjnym. Nie można jednak zapominać, że z obowiązkiem uczestnictwa w wizji powiązana jest sankcja w postaci odrzucenia oferty. Wykonawca ponosi też koszty związane z zaangażowaniem w wizję swoich ekspertów, którzy mogą realnie przełożyć informacje uzyskane podczas wizji na jakość przygotowywanej oferty.

Dlatego obowiązkowa wizja lokalna powinna być nie tylko uzasadniona specyfiką danego zamówienia, ale również przeprowadzona w sposób umożliwiający realne pozyskanie informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty, których nie da się wystarczająco precyzyjnie opisać w SWZ.

Jak zorganizować wizję lokalną?

Jeszcze inną kwestią jest termin przeprowadzenia wizji lokalnej. Art. 131 ust. 2 p.z.p.  wskazuje, że decydując się na organizację wizji lokalnej, zamawiający wyznacza termin składania ofert dłuższy od ustawowego terminu minimalnego i uwzględniający czas niezbędny do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty. Z jednej więc strony od razu zakłada się, że w takim przypadku termin składania ofert musi być dłuższy niż minimalny. Z drugiej strony po odbyciu wizji wykonawcy powinni mieć wystarczająco dużo czasu, aby móc uwzględnić informacje pozyskane w trakcie wizji lokalnej w toku pracy nad ofertą.

Na dodatek termin przeprowadzenia wizji lokalnej nie może wykluczać z udziału w postępowaniu wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i są zainteresowani złożeniem oferty, ale dowiadują się o prowadzonym postępowaniu po dacie wizji lokalnej. Chodzi o sytuację, w której wykonawca zdolny do wykonania zamówienia ma wystarczająco dużo czasu, żeby przygotować i złożyć ofertę, ale nie może tego zrobić, ponieważ wizja lokalna już się odbyła, zanim on wyraził swoje zainteresowanie danym zamówieniem. W takim przypadku wykonawcy nie pozostaje nic innego, jak tylko wnioskować do zamawiającego o wyznaczenie dodatkowego terminu wizji lokalnej.

Czy wizję lokalną można powtórzyć?

Zamawiający ma prawo wyznaczyć wizję lokalną w kilku terminach. Zapobiegliwi zamawiający zresztą bardzo często tak właśnie robią, z góry ustalając kilka oddalonych od siebie dat, w których wykonawcy mogą stawić się na wizję lokalną. Ale również zamawiający, który wyznaczył tylko jeden termin wizji lokalnej, może zaprosić wykonawców na wizję w innym, dodatkowym terminie.

Skoro bowiem celem wizji lokalnej jest uzyskanie ofert lepszej jakości, zaś celem każdego postępowania konkurencyjnego – uzyskanie maksymalnej liczby ważnych ofert, to oczywiste jest, że otrzymując od wykonawcy wniosek o wyznaczenie dodatkowego terminu wizji lokalnej, zamawiający zasadniczo powinien taki wniosek uwzględnić. Skoro zgłasza się do niego podmiot zdolny do wykonania zamówienia i jawnie deklaruje zainteresowanie trwającym postępowaniem, to ani w interesie zamawiającego, ani w interesie publicznym nie leży pozbawienie tego wykonawcy prawa udziału w postępowaniu z tego powodu, że nie mógł brać udziału w wizji lokalnej lub o niej nie wiedział.

Druga wizja na tych samych zasadach

Co oczywiste, udział w dodatkowym terminie wizji lokalnej nie może być obowiązkowy dla wykonawców, którzy wzięli już udział w pierwotnie zorganizowanej wizji lokalnej. Ponadto sposób organizacji takiej dodatkowej wizji lokalnej powinien odpowiadać pierwszej wizji: taki sam powinien być czas trwania wizji, zakres przekazywanych informacji i zakres udostępnianych wykonawcom miejsc. Innymi słowy, dodatkowa wizja lokalna, przeprowadzona na tych samych zasadach co pierwsza wizja lokalna, nie może zaburzyć konkurencji w postępowaniu. Jeżeli dodatkowy termin wizji lokalnej przypada krótko przed terminem składania ofert, to należy rozważyć, na ile wykonawcy biorący udział w takim dodatkowym terminie będą mogli uwzględnić informacje pozyskane w toku wizji w przygotowywanych przez siebie ofertach. Dodatkowa wizja lokalna może oznaczać konieczność przedłużenia terminu składania ofert.

Obowiązkowa wizja lokalna nie służy wykluczaniu wykonawców z postępowania. Choć opieszałość wykonawców może rodzić dla nich negatywne konsekwencje, to jednak zamawiający, jako organizator postępowania, powinien stosować przepis art. 131 ust. 2 p.z.p. z rozwagą i tak, by nie zniweczyć celu postępowania o zamówienie publiczne.

Anna Prigan, radca prawny, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy