Telefonicznie - tak, pocztą elektroniczną - nie. A dlaczego?
Czego strona lub jej pełnomocnik mogą się dowiedzieć o swojej sprawie w sądzie, z jakich środków należy w tym celu skorzystać i co warto by zmienić w tym zakresie.
Posiadanie bieżącej wiedzy w prowadzonych lub własnych sprawach jest rzeczą bez wątpienia istotną. Oczywiście najpełniejszą informację o stanie sprawy sądowej uzyskamy udając się do sądu osobiście, gdzie będziemy mogli zapoznać się z aktami sprawy i sporządzić z nich notatki, kserokopie lub fotokopie. Nie zawsze jednak strona lub jej pełnomocnik dysponują czasem lub możliwością udania się do sądu w konkretnej chwili (np. z uwagi na jego oddalenie o kilkaset kilometrów), zatem trzeba podjąć próbę kontaktu z sądem na odległość.
W celu ułatwienia i w pewnym zakresie też ujednolicenia sposobów udzielania informacji o sprawach w wielu sądach zostały powołane do życia biura obsługi interesanta (BOI) udzielające telefonicznych informacji. W części funkcjonują także odrębne od sekretariatów wydziałów czytelnie akt, do których można akta zamawiać niezależnie od kontaktu z poszczególnymi wydziałami. W wielu przypadkach ułatwia to lub przyspiesza wywiedzenie się o aktualnym stanie sprawy.
Podstawą prawną dla funkcjonowania BOI i udzielania przez nie informacji o sprawach, poza zarządzeniami i regulaminami ustanawianymi przez prezesów poszczególnych sądów, jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych. Najistotniejszym jego postanowieniem w tym zakresie wydaje się § 31, zgodnie z którym:
Zastanawiające jest tu umożliwienie udzielania informacji jedynie telefonicznie, wobec rozpowszechniającego się zastosowania w sprawach sądowych i administracyjnych środków komunikacji elektronicznej.
Te same informacje mogą wszak być przekazane pocztą elektroniczną – a ryzyko, że informacji tą drogą zaczerpnie osoba niebędąca stroną w sprawie, wcale nie jest większe. W celu uzyskania informacji o sprawie wystarczy bowiem podać sygnaturę sprawy i dane osobowe strony, a informacje te można swobodnie uzyskać z wokandy wywieszonej przed salą sądową (jeśli jako „dane osobowe” rozumieć imię i nazwisko tudzież firmę strony oraz imię i nazwisko jej pełnomocnika).
Warto też zauważyć, że środki komunikacji elektronicznej mogą zapewniać większą niż rozmowa telefoniczna dyskrecję udzielonej informacji. Nie ma bowiem obawy, że przypadkiem usłyszą ją osoby postronne, np. inni klienci BOI. Często zresztą adres e-mail, z którego strona lub pełnomocnik wysyłają zapytanie do sądu, jest w jakiś sposób ujawniony w sprawie, np. w nagłówku lub stopce przygotowywanych pism. Pozwala to na dodatkową weryfikację pytającego przed udzieleniem informacji. Informacja utrwalona w formie elektronicznej może także być łatwiej przekazywana, np. przez pełnomocnika do mocodawcy lub vice versa, a jednocześnie jej „pisemność” zabezpiecza przed ewentualnymi błędami w komunikacji (źle usłyszana data lub nazwisko osoby etc.).
Przepis § 31 pozostaje niezmienny od wydania rozporządzenia, czyli od 2007 roku. W tym czasie zdecydowanie dało się zauważyć tendencję do rozszerzania zastosowania środków komunikacji elektronicznej. Jest to tym bardziej uzasadnione, że do sądów powszechnych znajduje zastosowanie ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.
Ustawa o informatyzacji (art. 20a ust. 1 i 2) pozwala na korzystanie z różnych środków komunikacji: profilu zaufanego ePUAP, własnych systemów informatycznych podmiotów publicznych (takim systemem są np. portale informacyjne sądów, umożliwiające pełnomocnikom rejestrację na nich i dostęp do szeregu informacji w sprawie) lub tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zakres jej zastosowania jest szeroki i właściwie ciągle się zwiększa (zgodnie z ostatnią nowelizacją od 11 maja 2014 roku będzie możliwe m.in. udzielanie pełnomocnictwa w formie elektronicznej w postępowaniach administracyjnych). „Zwykła” poczta elektroniczna nie jest w ustawie wprost przewidziana, ale de facto pozostałe środki działają na podobnej zasadzie (profil zaufany ePUAP i bezpieczny podpis elektroniczny są w końcu sposobem złożenia podpisu, identyfikującym podpisującego).
Można zaproponować dwa rozwiązania obecnej sytuacji. Można by albo zmienić przepis § 31 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, tak by uwzględniał on wprost możliwość komunikacji pocztą elektroniczną, albo zmienić praktykę stosowania tego przepisu i dopuścić możliwość komunikacji pocztą elektroniczną z sądem na zasadzie analogii do elektronicznych form komunikacji przewidzianych w ustawie o informatyzacji. Cel ustawy – upowszechnianie środków komunikacji elektronicznej w kontaktach z podmiotami publicznymi, w tym sądami i organami administracji publicznej – wydaje się jasny, a ustawa jest przecież źródłem prawa hierarchicznie wyższym od rozporządzenia, zatem przepis rozporządzenia z nią niezgodny nie powinien być stosowany (zgodnie z zasadą lex superior derogat legi inferiori).
Brak wyraźnej regulacji użycia poczty elektronicznej na chwilę obecną może natomiast zachęcać do korzystania z innych narzędzi elektronicznych, np. profilu zaufanego ePUAP, tym bardziej że służą one nie tylko do kontaktów z sądami.
Miejmy jednak nadzieję, że któreś z tych rozwiązań wkrótce zostanie przyjęte. Postępująca informatyzacja jest bowiem faktem, z którym także w praktyce sądowej należałoby się pogodzić, a wskazane różnice pomiędzy uzyskiwaniem informacji w drodze telefonicznej i pocztą elektroniczną są w zasadzie nieistotne.
Maciej Kiełbowski, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
